不動産オーナーの仕事は、物件管理・入居者対応・リフォーム手配・確定申告など、多岐にわたります。加えて、新しい投資物件のリサーチや金融機関との折衝、税務対策、トラブル対応など、こなすべき業務が多く、特に複数の物件を所有している場合、日々の業務が積み重なり、時間に追われてしまいがちです。管理会社に委託している場合はあまり当てはまらないと思いますが、オーナー自身が管理している場合は、時間をうまく管理しないと、緊急の対応に追われるばかりで、将来の計画や収益向上に向けた戦略を立てる余裕がなくなってしまいます。
一方で、成功している不動産オーナーほど時間の使い方が上手で、業務の優先順位を適切に判断し、効率的にタスクをこなしつつ、空いた時間でさらなる投資の検討やプライベートの充実を図っています。例えば、業務を自動化できるツールを導入したり、外注を活用することで業務負担を減らし、自らが取り組むべき重要な業務に集中しています。また、週単位・月単位でスケジュールを立てることで、突発的なトラブルにも余裕をもって対応できる体制を整えています。
ここでは、不動産オーナーが実践できる 「時間管理術」 を具体的に紹介します。
1. タスクの「重要度×緊急度」で優先順位をつける
不動産管理業務の中には、「すぐに対応しなければならないこと」と、「先延ばしにできること」があります。 「緊急度×重要度マトリクス」 を活用して、タスクを分類し、効率よく処理することが大切です。
| カテゴリ | 例 | 対応方針 |
|---|---|---|
| ①重要＆緊急 | 水漏れ対応、クレーム処理 | 即対応 |
| ②重要＆非緊急 | 長期的な修繕計画、資産管理、節税対策 | スケジュールを決めて計画的に実施 |
| ③緊急＆非重要 | 業者との細かいやり取り、郵送手続き | 外部委託や自動化を検討 |
| ④非緊急＆非重要 | 無駄な会議や長電話 | 最小限に削減 |
→ ポイント
- 「①重要＆緊急」から片付ける
- 「②重要＆非緊急」こそスケジュールを立てて確実に進める
- 「③緊急＆非重要」は人に任せることを意識する
2. 業務の「自動化・外注化」で手間を削減する
不動産業務には、手間のかかる作業が多くありますが、 すべてを自分でやろうとすると時間が足りなくなります。
そこで、 自動化・外注化を活用することで大幅に業務負担を減らすことが可能 です。
具体的な自動化・外注化の方法
- 家賃の入金管理 → クラウド会計ソフトを活用（freee・マネーフォワードなど）
- 物件管理 → 管理会社に委託（ただし、費用対効果を考える）
- 入居者募集 → ポータルサイトやAI査定を活用し、適正賃料を自動算出
- 契約書管理 → 電子契約システムを導入（クラウドサインなど）
- クレーム対応 → コールセンターに一次対応を依頼し、自分の負担を減らす
- 税務管理 → 税理士に委託し、確定申告の手間を省く
→ ポイント
- 自分でやるべき業務と、外注できる業務を明確に分ける
- 初期コストをかけても、長期的に業務負担を軽減できる仕組みを作る
3. ルーティン化して業務を効率化
毎回ゼロから考えて動くのではなく、 業務をルーティン化することで、迷わずスムーズに進める ことができます。
おすすめのルーティン化例
- 週1回、物件の稼働率・入居状況をチェック
- 毎月1日～5日に家賃の入金確認を実施（自動化できる場合はソフトを導入）
- 年に1回、保険の見直しをスケジュールに組み込む
- 毎月、業者と連携して物件のメンテナンス計画を確認
- 確定申告の準備を1年分まとめてやるのではなく、毎月少しずつ記録を整理
→ ポイント
- 決めたスケジュール通りに動くことで、業務効率が向上
- ルーティン化することで、毎回考える時間を削減できる
4. 「スキマ時間」の有効活用
忙しい不動産オーナーにとって、まとまった時間が取れないことも多いですが、 スキマ時間を活用することで効率よく業務をこなすことができます。
スキマ時間にできること
- 移動時間 → 不動産関連の最新ニュースや法改正情報をチェック（SNS・ニュースアプリ活用）
- 待ち時間 → 次の投資物件の情報を調査（不動産ポータルサイト活用）
- 空き時間 → メール対応やLINEでの管理会社とのやり取りを済ませる
- 夜のリラックスタイム → YouTubeや音声学習を活用し、不動産経営の知識を増やす
→ ポイント
- 「スキマ時間でもできる業務」をリスト化しておく
- スマホを活用し、どこでも作業できる環境を整える
5. 週単位・月単位での振り返りを実施
時間を効率的に使うためには、 定期的に業務の振り返りを行い、ムダを削減していくことが大切 です。
振り返りの具体例
- 毎週1回：「先週のタスクを振り返り、無駄だった時間はないかチェック」
- 毎月1回：「先月の稼働状況・収支を整理し、改善点を検討」
- 年1回：「1年間の収支と時間の使い方を振り返り、翌年の計画を立てる」
→ ポイント
- 定期的な振り返りで、改善すべき業務が見えてくる
- 時間管理の精度を上げ、より効率的な働き方が可能になる
まとめ
成功する不動産オーナーは、 限られた時間を最大限に活用し、効率よく業務を回しています。
今回紹介した時間管理術を実践することで、無駄な時間を削減し、 より収益性の高い不動産運営が可能 になります。
- タスクの優先順位を明確にする
- 外注や自動化を活用して時間を生み出す
- ルーティン化で業務の迷いをなくす
- スキマ時間を活用し、効率よく仕事を進める
- 定期的に振り返りを行い、常に改善を続ける
ぜひ、これらのポイントを取り入れ、 賢く時間を管理して成功する不動産オーナーを目指しましょう！
※本記事の内容は、実際の経験に基づいて記載していますが、個々の状況により適切な対応は異なる場合があります。重要な判断の際は、専門家への相談をお勧めします。
